Bugetul de venituri si cheltuieli, teorie si practica

Linie gri

 

Teoria economica prezinta doua mari directii de abordare in construirea bugetului de venituri si cheltuieli ale intreprinderii, si anume:

 

1. “Zero based budgeting”, sau construirea bugetului de la zero: valoarea fiecarui element de venituri si cheltuieli este calculata de la zero, pe baza estimarii complete a resurselor necesare, fara a tine seama de evolutia acestuia in perioadele precedente. Se evita astfel preluarea in bugetul perioadei actuale a ineficientelor din perioadele trecute. Se asteapta ca bugetul calculat prin aceasta metoda sa prezinte o precizie mare si sa mareasca eficienta intreprinderii, prin necesitatea de a justificarea fiecare resursa introdusa in buget. Dezavantajele majore ale metodei sunt: costurile mari ale procesului, implicarea unui numar mare de resurse cu calificare ridicata, timp indelungat pentru calcul si riscul de a pierde din vedere vreuna din resursele importante necesare, cu efect in compromiterea bugetului si lipsa resurselor pentru desfasurarea activitatii nebugetate.

 

2. “Incremental Budgeting”, sau construirea incrementala a bugetului: valoarea fiecarui element al bugetului se calculeaza pornind de la valoarea pe care a avut-o acesta in realitate in perioada precedenta. Aceasta valoare se ajusteaza incremental cu modificarile asteptate (estimate) a se produce pe parcursul perioadei pentru care se construieste bugetul. Avantajele metodei constau in costuri mai mici, mai putine resurse cu calificare ridicata implicate, timp mai redus fata de metoda 1, risc mai mic de a pierde din vedere unele resurse, atata vreme cat consumul acestora este evidentiat in perioada precedenta. Dezavantajele majore ale metodei sunt considerate a fi precizia mai redusa si riscul de a prelua ineficiente din perioada precedenta si a le transpune in perioada bugetata.

 

Metoda cea mai raspandita este “Incremental budgeting”, numita si Metoda Traditionala. Motivul pentru care multe intreprinderi (chiar si dintre cele mari) adopta aceasta metoda este aprecierea ca in multe cazuri, avantajele aduse de “Zero Budgeting” nu justifica costurile suplimentare si desfasurarea ampla de resurse calificate solicitate de aceasta metoda.

 

Cum se aplica in practica metoda “Incremental Budgeting”?

 

Poate fi greu de crezut, insa de multe ori, metoda se transforma intr-o estimare “de bun simt” a valorilor veniturilor si cheltuielilor, astfel incat totalurile acestora sa se inscrie intr-un trend ascendent pentru venituri, respectiv intr-un trend descendent pentru cheltuieli. Eventual, se realizeaza unele “taieri” arbitrare in procente mici la elementele cu valori mari ale perioadei precedente. Apoi, pentru a inscrie trendurile si totalurile in “tinta” stabilita la nivelul intreprinderii, se pot aplica si coeficienti globali de ajustare pe grupe de elemente – si bugetul este gata… Este adevarat ca si dintr-o asemenea metoda, aplicata de un manager cu grad inalt de calificare si cunoastere profunda a afacerii, poate rezulta un buget relativ apropiat de realitate. Insa aceasta se intampla foarte rar; in cea mai mare parte a cazurilor, bugetul rezultat este inexact iar variatiile fata de realitate nu pot avea explicatii rezonabile.

 

Cum se poate aplica metoda “Incremental Budgeting” pentru obtinerea de rezultate consistente intr-un timp rezonabil?

 

Pentru a elimina elementele arbitrare in procesul de construire a bugetului prin metoda Incrementala, Managing Smart uneste prin algoritmi specifici elementele principale ale procesului, precum:

  • Elemente fixe
  • Elemente variabile
  • Elemente ocazionale (“One-off”, “Unusual”)
  • Trenduri, tendinte
  • Determinanti ai costurilor (“Costs Drivers”)

Un exemplu de prelucrare a datelor prin metoda Managing Smart, pentru obtinerea unor valori consistente ale elementelor (costuri in exemplul de fata), precum si impartirea acestora pe luni in cadrul procesului de construire a bugetului anual, poate fi vizionat aici:

 

Bugetul de venituri si cheltuieli: necesar sau facultativ?

 

Pornind de la o abordare simpla de antreprenoriat, se poate argumenta ideea ca elaborarea unui buget anual de venituri si cheltuieli nu constituie o necesitate pentru intreprindere. In practica, un antreprenor – administrator si manager general al propriei indreprinderi mici poate avea un simt al afacerii suficient de dezvoltat pentru a-si ghida aproape instinctiv deciziile in limitele unei eficiente economice rezonabile, fara un buget de venituri si cheltuieli. Totusi, existenta unui buget de venituri si cheltuieli poate imbunatati deciziile antreprenorului prin pastrarea unei directii fundamentata economic.

 

Insa pe masura ce complexitatea intreprinderii creste si autoritatea incepe sa fie impartita catre o echipa de management, este greu de imaginat exercitarea unui management eficient fara existenta unui buget general de venituri si cheltuieli, reprezentand consolidarea bugetelor pe departamente, asumate de fiecare manager de departament.

 

Linie gri